Verwerkersafspraken

Versie 17 oktober 2026 · Bewaar deze pagina via de afdrukfunctie van je browser als PDF.

1. Rollen, doel en gegevens

Voor jouw website en zakelijke mailbox bepaal jij als verwerkingsverantwoordelijke het doel en de inhoud. Pixorra verwerkt gegevens uitsluitend op jouw gedocumenteerde instructie voor hosting, publicatie, mailbezorging, opslag, beheer en ondersteuning. Betrokkenen zijn je medewerkers, klanten, leveranciers, contactpersonen en websitebezoekers. Het gaat om identificatie- en contactgegevens, zakelijke berichtinhoud, website-inhoud en technische verbindingsgegevens. Voor onze eigen facturen en bedrijfsadministratie zijn we zelfstandig verantwoordelijk.

Dit standaardpakket is niet ingericht voor het gericht verwerken van bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of medische dossiers. Bespreek dat gebruik vooraf; we beoordelen dan of een andere inrichting nodig is. De verwerking duurt zolang de dienstverlening loopt, gevolgd door de overeengekomen export- en verwijderperiode.

2. Instructies en vertrouwelijkheid

We gebruiken je gegevens niet voor eigen reclame of andere eigen doelen. Bevoegde personen zijn tot vertrouwelijkheid verplicht. Inzage in inhoud beperken we tot wat voor jouw verzoek, beveiliging of een wettelijke verplichting noodzakelijk is. Als een instructie volgens ons in strijd is met privacywetgeving, melden we dit en pauzeren we dat onderdeel. Een wettelijk verplichte verstrekking melden we vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

3. Beveiliging

We passen passende maatregelen toe, waaronder beveiligde verbindingen, gescheiden mailboxinloggegevens, beperkte beheerrechten en bescherming van beheeraccounts met tweestapsverificatie waar beschikbaar. We bewaren een herstelbare websitekopie. Een aparte, door Pixorra beheerde mailboxback-up is geen onderdeel van dit pakket. We evalueren de maatregelen bij relevante wijzigingen en incidenten. Je blijft verantwoordelijk voor beveiliging van eigen apparaten en gedeelde wachtwoorden.

4. Subverwerkers en doorgifte

De opdrachtbijlage bevat de concrete lijst van subverwerkers en hun taken. Cloudflare wordt gebruikt voor websitehosting en technisch verkeer; de rol bij domeinregistratie kan zelfstandig zijn. Een mailprovider wordt pas ingezet nadat de toepasselijke verwerkersovereenkomst en rechtsgeldige doorgiftebasis zijn gecontroleerd. Purelymail is een beoogde mailprovider met verwerking in de Verenigde Staten; vermelding hier is geen verklaring dat die controles al zijn afgerond.

Je verleent algemene toestemming voor de in de bijlage genoemde subverwerkers. We leggen hun gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijven verantwoordelijk voor hun nakoming tegenover jou. Wijzigingen melden we minimaal 30 dagen vooraf. Je kunt binnen die periode gemotiveerd bezwaar maken; we zoeken een alternatief en, als dat niet mogelijk is, kun je het betrokken onderdeel vóór de wijziging beëindigen met verrekening van ongebruikte vooruitbetaalde dienstverlening. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met een toepasselijke wettelijke basis en waar nodig aanvullende maatregelen.

5. Incidenten en ondersteuning

We informeren je zonder onredelijke vertraging over een bij ons bekend datalek dat jouw gegevens raakt, met als doel binnen 24 uur na vaststelling. We geven beschikbare informatie over aard, gegevens, gevolgen en maatregelen en vullen die zo nodig later aan. Jij beslist over meldingen aan de toezichthouder en betrokkenen; we helpen met de benodigde informatie.

We helpen bij verzoeken van betrokkenen, beveiligingsvragen, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en overleg met de toezichthouder voor zover dit onze verwerking raakt. We sturen een rechtstreeks aan ons gericht verzoek door en handelen alleen op jouw instructie, tenzij de wet anders vereist. Noodzakelijke wettelijke medewerking wordt niet afhankelijk gemaakt van een extra betaling. Aanvullend, niet-wettelijk verplicht advies krijgt een vooraf afgesproken offerte.

6. Controle

We verstrekken informatie waarmee je naleving kunt beoordelen en werken mee aan redelijke audits door jou of een onafhankelijke geheimhoudingsplichtige auditor. We stemmen tijdstip, omvang en beveiliging af zonder rechten van andere klanten te schenden. Wettelijke controles worden niet uitgesloten door deze praktische afspraken.

7. Einde en verwijdering

Vóór beëindiging kun je websitebestanden en mailboxgegevens meenemen. Mail-export kan via de ondersteunde mailverbinding; extra uitvoerende migratiehulp wordt vooraf geoffreerd. Vanaf einde dienstverlening stopt ontvangst van nieuwe berichten. Op jouw keuze retourneren of verwijderen we verwerkte persoonsgegevens en verwijderen we resterende kopieën uiterlijk binnen 30 dagen na afloop, behoudens wettelijke bewaarplichten. Als een leveranciersback-up een andere beperkte uitloop kent, staat die exacte termijn vooraf in de opdrachtbijlage. Onze fiscale administratie volgt de eigen wettelijke bewaartermijn.